Slimmer werken met AI: 10 manieren waarop automatisering je bedrijf vooruithelpt

Veel ondernemers denken bij AI aan robots, chatbots of dure software. Maar in de praktijk draait het om iets veel simpelers: werk slimmer doen. Minder handmatig, minder foutgevoelig, en meer grip op je dag. In dit artikel laten we zien hoe je AI concreet inzet om je processen soepeler te laten verlopen.

AI wordt vaak verkocht als een wondermiddel, maar in de praktijk wil je gewoon minder handmatig werk, minder fouten en meer grip op je dag. Daar gaat dit artikel over. Niet over theorie, maar over toepassingen: waar zit de tijdwinst, hoe werkt het, en wat levert het je op? We geven 10 concrete voorbeelden waarmee jij vandaag al slimmer kunt werken met AI – zonder dat je developer hoeft te zijn.

1. Afspraken en intakes automatisch regelen

Veel tijd gaat verloren aan het heen-en-weer mailen over intakevragen en agenda’s. Met een eenvoudige flow werkt het zo:

Bij veel ondernemers begint het fout bij het formulier. Klanten vullen iets in, maar dan?

• Data komt in je inbox, niet in je CRM

• Je moet handmatig opvolgen

• Je hebt geen idee wat de status is

Wat AI toevoegt: AI bepaalt automatisch de intentie of urgentie ("vragen om offerte" vs "algemene vraag") en stuurt door naar de juiste vervolgstap.

• Klant vult een formulier in (Jouw website, Google Forms, Typeform)

• Ontvangt automatisch intakevragen. Intakevragen worden verzonden op basis van type aanvraag

• Klant plant zelf een afspraak in jouw agenda via Outlook, Calendly, TidyCal of Google Calendar

• Jij krijgt alle info vooraf binnen. Alles komt direct in Airtable, Notion, Hubspot of Zoho CRM

Voordeel: je hoeft nergens achteraan, en je intake start beter voorbereid.

2. WhatsApp automatisch afvangen (met AI-agent)

Krijg je veel DM’s of WhatsAppjes met vragen als “Hoe werkt het?” of “Wat kost het?”

Laat een AI-agent antwoorden op basis van jouw kennisbank of standaardinfo. Werkt 24/7, past zich aan aan de toon van de klant, en schakelt door naar jou als het complex wordt.

Gebruik: sales opvolging, intakevragen, support

Tools: WhatsApp Business API + Make/n8n + LLM's als Copilot, Chat-GPT, Claude of Gemini

Whatsapp Agent

60

Nu boeken

3. Contentcreatie versnellen met AI

Je wilt consistent zichtbaar zijn, maar content maken kost tijd. Met AI en automatisering maak je dit lichter én schaalbaarder:

A. AI voor contentcreatie

• AI bedenkt posts op basis van je doelgroep, branche of events

• Schrijft captions in jouw tone of voice

• Genereert visuals (Canva, Creatomate, Gamma, InVideo)

• Vertaalt teksten voor meerdere platforms

B. Automatisch publiceren

• Content komt in een Airtable of Sheet

• Goedkeuring via een klik

• Flow publiceert automatisch op LinkedIn, Instagram, TikTok of Pinterest

• Inclusief hashtags, timing, platformoptimalisatie

FlowBuildr gebruikt dit zelf. Jij straks ook?

AI kan dus:

• Ideeën genereren op basis van je doelgroep

• Posts schrijven in jouw tone of voice

• Visuals genereren (bijv. via Canva of Creatomate)

• Alles direct inplannen op je socials

Gebruik: combineer AI met Airtable of Google Sheets voor overzicht

Tijdwinst: 3 uur per week voor wie consistent content maakt

Social media Automation

60

Nu boeken

Aanbevolen tool: Canva! Probeer het gratis uit

Canva voor contentcratie

4. Betaalverzoeken en facturen automatisch versturen

Stel: iemand vraagt een dienst aan. Wat wil je?

✅ Betaallink versturen

✅ Factuur meesturen

✅ Status bijhouden

✅ Herinneren bij geen betaling

✅ Automatische incasso als abonnement

Zo werkt dat:

• Aanvraag komt binnen

• Flow genereert een Mollie/Stripe betaallink

• Eventueel met PDF-factuur (via Zoho Books, Google Docs of jouw eigen CRM)

• Klant ontvangt mail/WhatsApp

• Bij betaling: toegang of afspraakbevestiging

• Geen betaling? Reminder → blokkering → intern signaal

• Incasso mogelijk via SEPA (via Mollie, Stirpe of Moneybird)

AI-toevoeging: prioriteren wie je actief opvolgt (bijv. warm contact of veelvoorkomende wanbetalers)

Na een aanvraag:

• AI maakt een gepersonaliseerde factuur of betaallink (Mollie/Stripe)

• Klant ontvangt een duidelijke e-mail of WhatsApp

• Bij uitblijven van betaling gaat er na X dagen een reminder uit

Ook mogelijk zonder boekhoudpakket.

Pluspunt: professionele uitstraling zonder gedoe.

5. Reviews verzamelen via AI-flows

Veel ondernemers vergeten om feedback te vragen. AI helpt je dit structureel te automatiseren:

• Na afronding van een dienst/product start een flow

• Klant ontvangt reviewverzoek

• Flow herinnert vriendelijk na X dagen

• Review wordt opgeslagen of automatisch gedeeld op je site/Google

Voordeel: meer reviews, hogere betrouwbaarheid, betere SEO.

6. Uren en werkzaamheden automatisch registreren

Wat is het probleem?

Veel ondernemers denken pas aan hun urenregistratie als ze een factuur moeten sturen. Maar de Belastingdienst kijkt ook naar je gewerkte uren: werk je minstens 1.225 uur per jaar aan je bedrijf? Dan heb je recht op zelfstandigenaftrek.

Maar dat moet je kunnen aantonen. En Excel-bestandjes met 3 regels per maand zijn dan niet voldoende.

Wat gaat er vaak mis?

• Je vult de uren achteraf in (vergeten = verlies)

• Er is geen onderscheid tussen declarabele en niet-declarabele uren

• Je hebt geen onderbouwing voor de belastingaangifte

• Klanten vragen om een overzicht, maar je hebt niets netjes op datum of taak

• Er is discussie over gewerkte tijd of uren buiten de scope

Wat is een slimme oplossing?

Een eenvoudige, geautomatiseerde urenregistratie met:

• Start/stop of een formulier

• Automatische koppeling aan klant/project via AI (op basis van trefwoorden)

• Registratie in een centrale database (Airtable, Notion, CRM, Google Sheet)

• Automatische PDF-export bij facturatie of rapportverzoek

• Aparte tags voor: declarabel, intern, overhead, administratie

Je kunt zelfs e-mailconversaties of taken automatisch koppelen aan tijdsblokken (“1 uur klantvoorstel op 12-06”) via AI-logging.

Wat levert dit op?

• Minder discussie over gewerkte tijd

• Tijdswinst bij facturatie omdat je al een overzicht van de gemaakte uren hebt

• Onderbouwing bij belastingaangifte (urencriterium)

• Inzicht in waar je je tijd écht aan besteedt

• Je vergeet minder snel uren die wel meetellen (zoals reistijd, administratie of overleg)

Bonus: ook handig voor rittenregistratie

Als je een zakelijke auto hebt (of privé rijdt voor je bedrijf), dan geldt hetzelfde principe:

• Verplichte onderbouwing van gereden kilometers

• AI kan automatisch locatie en klantdata koppelen

• Gecombineerd met je agenda en routehistorie

→ Zo voldoe je aan de fiscale eisen zonder alles zelf in te vullen.

Wat gebruik je hiervoor?

Tools:

• Airtable, Clockify, Toggl, Google Calendar

• Make of n8n voor automatisering

• GPT of custom classifier om AI-tags toe te kennen

• Google Docs voor automatisch rapport (of factuur)

Conclusie

Uren bijhouden is geen luxe – het is een plicht. Maar het hoeft geen gedoe te zijn. Door een eenvoudige automatisering in te richten:

• weet jij precies waar je aan toe bent

• voldoe je aan de regels

• en word je tijd ook nog eens beter betaald

Wil je het zelf bouwen? Schrijf je in voor de tips. Liever direct goed geregeld? Dan zetten wij het voor je op – afgestemd op jouw situatie.

7. Leads slim opvolgen op basis van gedrag

Geen vaste reminder na 3 dagen, maar slimme opvolging:

• AI analyseert wie reageert en wie niet

• Stem op basis daarvan je opvolgtekst aan

• Stuur pas een reminder als het écht relevant is

Voorbeeld: “Hoi Peter, ik zie dat je de offerte hebt geopend maar nog niet gereageerd. Heb je nog een vraag?”

AI-gestuurde opvolging van leads en klanten

Wat nu vaak gebeurt: iemand meldt zich, en daarna hoor je… niets. Omdat het handmatig moet. Of omdat je het vergeet.

Zo maak je het slim:

• AI herkent of iemand op een link klikt of iets opent

• Na 3 dagen volgt een automatische reminder, tenzij er al contact was

• De toon en timing passen zich aan op basis van het gedrag van de klant

WhatsApp inzetten? Ja. Combineer een AI-agent met je WhatsApp Business-account. Die:

• Beantwoordt standaardvragen

• Plant afspraken in

• Stuurt reminders of vervolglinks

• Escaleert naar jou bij complexe vragen

🛠 Tools: WhatsApp Business API + Make + GPT + Airtable/Zoho/Sheets

8. AI als helpdesk-assistent

Veelgestelde vragen via e-mail of chat? AI kan:

• De vraag interpreteren

• Een inhoudelijk antwoord geven

• De conversatie vastleggen in je CRM

• Escaleren als nodig

Tools: GPT + Zapier of n8n + e-mailclient + CRM

Belangrijk: altijd fallback inbouwen als het fout kan gaan

Email agent

30

Nu boeken

9. Gesprekken samenvatten en structureren

Je hebt een klantgesprek. Wat doe je daarna?

• Samenvatting maken?

• Actiepunten uitsturen?

• Taken verdelen in Asana of Slack?

Zo werkt het met AI:

• Opname of transcript wordt geanalyseerd via Whisper of OpenAI

• AI maakt een heldere samenvatting met:

  • Doelen

  • Bezwaren

  • Actiepunten en afspraken

  • Sentiment

• Acties worden automatisch ingepland in Asana, ClickUp, Slack of je CRM

• Flow bewaakt deadlines en verstuurt reminders

Resultaat: je vergeet niets meer – en alles wordt opgevolgd.

Gebruik: klantoverdracht, projectverslagen, sales follow-up

10. Al je tools laten samenwerken zonder gedoe

Werk je met WordPress, Shopify, Wix, Zoho, Google Calendar, Mailchimp, Airtable…?

Dan heb je waarschijnlijk óveral wat informatie staan. Laat die systemen samenwerken:

Bijvoorbeeld:

• Nieuwe aanvraag op je site → intake in CRM → automatisch vervolgmail

• Nieuwe betaling → afspraakbevestiging + toegang tot klantportaal

• Nieuwe lead via Ads → inschrijving op mailinglijst + WhatsApp-flow

FlowBuildr helpt je dit slim te verbinden zonder dure platformen.

Conclusie: AI is niet slim, tenzij jij het slim inzet

AI is geen knopje dat alles oplost. Maar het is wél een manier om je werk sneller, foutloos en schaalbaarder te maken. Niet door je hele bedrijf om te gooien – maar door te starten met één proces dat nu veel tijd kost.

Wil je het zelf leren? Gebruik onze templates en schrijf je in. Liever dat het direct goed staat? Dan bouwen wij de flow voor je.